Личный помощник руководителя – это практически левая рука главы компании или руководства уровнем повыше: главного директора отделения, начальника отдела, топ-менеджера. Так или иначе, главная цель такого работника – способствовать работу патрона.

На что обратить свое внимание? Активные повинности личного помощника могут быть наиболее многообразными, подходящими от персональных надобностей работодателя. Все-таки, такой работник должен отвечать определенным главным условиям.

На пост «личный помощник руководителя» могут претендовать люди, имеющие опыт работы секретарем, делопроизводителем, офис-менеджером, другими словами те, кто добился квалифицированного потолка в своей работе, а подвинуться выше в служебном плане не дает возможность конструкция организации. Временами повинности личного помощника по совместительству выполняет кто-то из предназначающихся (юрист, транслятор и т.д.).

Хороший ассистент сделает работу высочайшего управления не менее эффективной, сэкономив очень много рабочих часов. Он принимает огромную часть рутины, чтобы генеральный директор мог заниматься мировыми вопросами: регулированием предприятием, укреплением внутренних нитей, стратегически важным планированием.

Не все представляют, какие повинности должен делать помощник современного руководителя. Очень многие по старинке продолжают размышлять, что это скучновато и не интересно. Но сегодня данная работа показана управленческими должностями:

Менеджера-делопроизводителя, который проводит контроль документооборота компании, синхронно считаясь секретарем и архивариусом.

Офис-менеджера, покоряющегося прямо шефу компании/отдела и высочайшему командному составу. На него возлагаются функции наблюдения основной документации, определенные секретарские и внимательные повинности. «Хозяйка офиса» постановляет вопросы материально-технического снабжения и обеспечения стандартной работы работников.

Секретаря-референта, которому как правило поручается вся «бумажная» и скучная работа, сопряженная с документооборотом, обработкой поступающей и исходящей почты, телефонными звонками.

Секретаря-ассистента, выполняющего повинности личного помощника руководителя и покоряющегося лишь ему. В большинстве случаев, он наблюдает за документооборотом и выполняет задания собственного руководителя.

Бизнес-ассистента или, как говорят, «правой руки» главного директора, правящего или обладателя предприятия. Выполняет задания лишь собственного руководителя, тотчас играет роль заместителя главного директора, очень многие вопросы постановляет без помощи других.

Наверное, ни одна иная деятельность не предполагает подобных нечетких и «растяжимых» прямых обязанностей. Личный помощник – это далеко не профессия, а своего рода занятие. Иногда сложно представить, какие способности нужны будут и какие вопросы надо будет решать в ходе работы. Тут очень много нюансов, которые обговариваются в персональном порядке с управлением.

Одним главам нужен автономный работник, способный освободить от рутины с документами, иным – для проведения дел частного характера. Временами обладатель бизнеса берет несколько человек для разных задач, бывает, что в большой компании работает целый отдел под управлением личного бизнес-ассистента руководителя.

Работа личного помощника руководителя как правило заключается в следующем:

принимать, проверять и классифицировать послания и документы, поступающие на имя главного директора, доносить об выполнении постановлений управления;
готовить решения опрошенным, приводить указы до точных исполнителей, отделов и отрядов, требовать информацию;
производить контроль за исполнением постановлений в отмеченные сроки;
принимать утверждения работников и прочие документы, с которыми нужно ознакомить руководство;
проверять и готовить документы, касающиеся проектов, требующих уточнения руководителя;
готовить документацию к совещаниям и заседаниям, проводимым начальником (создавать материалы и данные, вести протокол, извещать и фиксировать участников, озвучивать повестку собрания);
связывать посещение работниками офиса главного директора;
гарантировать сохранность документов и вовремя отправлять то, что нужно, на хранение в архив;
следить за соблюдением рабочего видео графика руководителя: напоминать о совещаниях, рабочих встречах или поездках, давать на подпись документы, готовить билеты, вызывать машину;
беспокоиться о удобных условиях для работы: следить за аккуратностью, комфортом в офисе, работой оргтехники, соблюдением спокойствия;
уделять внимание психическому уюту главного директора: составлять график встреч с учетом его пожеланий, напоминать по его просьбе о значительных мероприятиях, предлагать информацию в комфортной фигуре.

Цели личного помощника руководителя отличаются исходя из точного предприятия, могут быть выше или, наоборот, . Специфика должности в необходимом присутствии моментов индивидуального характера.